FUNGSI DAN PERAN SUPERVISOR

FUNGSI DAN PERAN
SUPERVISOR

Dalam Halaman ini, penulis berusaha membahas mengenai
- Fungsi dan peran supervisor dalam manajemen toko
- Tugas Supervisor
- Alat bantu / Clipboard dalam operational sehari - hari.

Fungsi dan Peran Supervisor

- Sebagai poros perusahaan
- Sebagai mediator (Antara pramuniaga dan Asst SM / SM)
- Sebagai ahli mengatur orang ( Fungsi kepemimpinan)

Struktur Organisasi Toko

Tugas Supervisor

1. Proses Kerja

a. Counter / Area
- Melakukan checklist day to day
- Memonitor penataan barang (koordinasi dengan VM toko)

b. Proses penerimaan barang di Ekspedisi
- Pengecekan penerimaan barang secara kualitas dan kuantitas

c. Penjualan
- Mengawasi pelaksanaan 5 langkah menjual
  (Senyum Sapa - Butuh - Demo - Tutup - Tambah )
- Mengawasi kelancaran transaksi customer di kassa

d. Mitra kerja / Supplier
- Mengawasi proses penerimaan via DC / pusat
- Mengevaluasi performance setiap konsinyasi ( Over / Under sales)
- Menggalang program kerjasama dalam bentuk Joint Promosi

e. Laporan
- Menganalisa Penjualan - Produktivitas
- Menganalisa Over / Under Stock Merchandise
- Menganalisa Aging Stock (umur barang)

2. Proses Pelaksanaan Blue Print SO

a. Routine
- Melakukan Checklist MOT (exellent standard)
- Melaksanakan Program penekanan
  Angka kehilangan (shrinkage) sbb :
  * Piket counter
  * Inventory Counter
  * Petugas kamar pas
  * Sidak loker secara berkala
  * Stock opname bayangan ( estimasi bulanan)
b. Performance Assestment
- Melakukan Evaluasi PA ( Point Appraisal ) bawahan per    semester
- Melakukan counselling dengan bawahan

Meeting Singkat Pagi Hari

1. Mengontrol kehadiran pramuniaga shift pagi
2. Memeriksa kelengkapan seragam baik pramuniaga matahari maupun SPG
3. Menyampaikan pengumuman / pemberitahuan yang di dapat dari Asst mgr     maupun Store Manager
4. Membahas rencana kerja hari itu dan bersama sama merencanakan     penyelesaian untuk pekerjaan yang belum terselesaikan hari sebelumnya
5. Menyampaikan tingkat keberhasilan penjualan toko maupun counter
6. Menampung permasalahan yang terjadi untuk segera diambil langkah     penyelesaiannya

Wewenang dan Tanggung Jawab Supervisor
(Penentu kebijakan di Counter)

- Membuat usulan promosi jabatan bagi bawahannya
- Memberikan reward (penghargaan) dan punishment (hukuman)
- Membuat creative program untuk mencapai target penjualan
- Melaksanakan rutin program training / Role play bagi bawahannya

Day to Day Activity Check list

Persiapan Buka Toko ( Jam 08.30 - 09.30 )

a. Min 15 Menit hadir sebelum jam kerja efektif
b. Melaksanakan kontrol yang meliputi :
   * Kehadiran koordinator dan pramuniaga
   * Menyiapkan prioritas kerja hari ini bersama koordinator
   * Kontrol kebersihan counter / kamar pas
   * Penataan barang , terutama wagon, table display, POP, signed
   * Penampilan karyawan : emblem, sepatu, kaus kaki, makeup, stocking
   * Lantai / lorong bebas dari kardus

Setelah toko dibuka untuk umum 
1. Kegiatan Umum ( Jam 10.00 - 11.00 )

a. Kontrol penerangan dan sistem kelistrikan di counter
b. Kontrol kelengkapan kamar pas dan petugas kamar pas
c. Kontrol lokasi kassa ( kasir siap tugas, relling kassa/ posisi in/out)
d. Kontrol penataan barang ( gradasi warna, Grouping / POP)
e. Melakukan sidak locker
f.  Kontrol peralatan APAR, hydrant bersama security
g. Kontrol kebersihan toilet customer jika berdekatan

2. Kegiatan di Area ( Jam 11.00 - 12.00 )

a. Pengawasan terhadap pelaksanaan customer care yang dilakukan oleh :
   - Pramuniaga / SPG dan kasir
b. Dialog dengan para pramuniaga / spg dan Customer
c. Kontrol kebersihan toilet jika berdekatan